Privacyverklaring

Privacyreglement Mindequipment

Begripsbepalingen
Mindequipment en de aan haar verbonden hulpverleners zijn wettelijk verplicht om een dossier met betrekking tot de behandeling van de cliënt in te richten. In dit dossier zijn persoonsgegevens, waaronder gegevens met betrekking tot de gezondheid van de cliënt, opgenomen. Het doel van het inrichten van het dossier is het waarborgen van de kwaliteit van de aan de cliënt te leveren zorg. Dit reglement beoogt ervoor te zorgen dat bij de verwerking van de in het dossier aanwezige persoonsgegevens wordt voldaan aan de wettelijke eisen ter bescherming van de privacy. Met dien verstande dat Mindequipment alleen digitale dossiers bezig.

Begripsomschrijvingen
In dit reglement wordt onder de hierna aangegeven begrippen en termen het volgende verstaan:

Persoonsgegevens: een gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Persoonsregistratie: een samenhangende verzameling van op verschillen personen betrekking hebbende persoonsgegevens, die al dan niet langs geautomatiseerde weg wordt gevoerd of met het oog op een doeltreffende raadpleging van die gegevens systematisch is aangelegd, ongeacht of die registratie gecentraliseerd of verspreid is.
Client: degene met wie of ten behoeve van wie door de verantwoordelijke een begeleidingsovereenkomst is gesloten.
Verantwoordelijke: Mindequipment, die het doel van en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens vaststelt.
Hulpverlener: de contractueel aan Mindequipment verbonden, bij de uitvoering van de geneeskundige begeleidingsovereenkomst betrokken, hulpverlener.
Personeel: personen die aan het rechtstreeks gezag van Mindequipment zijn onderworpen, daaronder niet begrepen een hulpverlener of een bewerker.
Bewerker: degene, die ten behoeve van de verantwoordelijke, daartoe gemachtigd door de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen, daaronder niet begrepen de hulpverlener.
Derde: ieder niet zijnde de cliënt, verantwoordelijke, hulpverlener, personeel of bewerker.
Verstrekken van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens uit de registratie aan een derde.
Verwerkern van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden of op enigerlei wijze te beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Verwijzer: individuele, natuurlijke persoon die rechtmatig bevoegd is tot het doen van verwijzingen voor de begeleiding.

Dossierplicht en het doel van de persoonsregistratie

De bij de begeleiding betrokken hulpverlener(s) zijn gehouden een dossier in te richten met betrekking tot de behandeling van de cliënt. Dit geldt voor de hoofdbegeleider(s), niet voor de trainers.
Het doel van het aanleggen van waarborgen van een goede zorg en hulpverlening aan de cliënt, daaronder begrepen intercollegiale toetsing en kwaliteitsbewaking van de door de verantwoordelijke te leveren zorg, alsmede in het voorkomende geval het kunnen behandelen van klachten en procedures.
In het dossier worden gegevens opgenomen omtrent de gezondheid van de cliënt en de te dienst aanzien uitgevoerde verrichtingen, alsmede andere gegevens voor zover die voor een goede hulpverlening noodzakelijk is.
In dit reglement wordt niet beoogd om ten nadele van de cliënt van de wettelijke regeling af te wijken.
Het systeem waarin de dossiers worden bijgehouden is Qurentis.
Inzage van de dossiers is geregeld in de functiematrix, deze is op te vragen bij info@mindequipment.nl.

Beroepsgeheim en verwerking persoonsgegevens

De verantwoordelijke en iedere bij de begeleiding betrokken hulpverlener hebben de plicht om te zwijgen over alles wat hen bekend wordt in het kader van de begeleiding. Zij zijn hiervan slechts ontheven na toestemming van de cliënt, door een wettelijke plicht tot gegevensverstrekking, alsmede in het overleg met hulpverleners die deel uitmaken van de begeleidingseenheid en bij een ernstig conflict van plichten. De verantwoordelijke heeft tot taak om het personeel te wijzen op het afgeleid beroepsgeheim en toe te zien op het respecteren daarvan.
Persoonsgegevens worden slechts verwerkt, indien en voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de begeleidingsovereenkomst, of na toestemming van de cliënt, of ter nakoming van een wettelijke plicht, of indien dit noodzakelijk is met het oog op het belang van een ander dan de cliënt en het belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt gelet op de bijzondere omstandigheden van het geval daarvoor dient te wijken.
De verantwoordelijke, het personeel, een bewerker en de bij de behandeling betrokken hulpverleners zin slechts bevoegd tot verwerking van de persoonsgegevens, daaronder begrepen inzage in de persoonsregistratie, voor zover dat voor de uitvoering van hun taken noodzakelijk is.

Verplichtingen van de verantwoordelijke

De verantwoordelijke treft de nodige voorzieningen ter bevordering van de juistheid en de volledigheid van de in de persoonsregistratie opgenomen gegevens. De gegevens worden zoveel mogelijk digitaal opgeslagen op de door de verantwoordelijke daartoe voorgeschreven wijze.
De verantwoordelijke draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van de daarin opgenomen gegevens en tegen de onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
De verantwoordelijke kan een bewerker bij schriftelijke overeenkomst opdracht geven om, uitsluitend ten behoeve van de verantwoordelijke en in overeenstemming met de bepalingen van dit reglement, persoonsgegevens uit de persoonsregistratie te verwerken. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat in de overeenkomst met een bewerker bepalingen worden opgenomen op grond waarvan de bewerker waarborgt dat eenzelfde bescherming van de persoonlijke levenssfeer geldt als die welke met die reglement beoogd.

Rechten van de cliënt

Inzage en afschrift

De cliënt heeft recht op inzage in en afschrift van de met betrekking tot zijn persoon in de persoonsregistratie verwerkte gegevens. De verstrekking blijft achterwege voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander.
Een verzoek om inzage of afschrift van de gegevens wordt schriftelijk ingediend bij de verantwoordelijke of de hulpverlener. De gegevens worden slechts aan de cliënt verstrekt in persoon en nadat deze zich met een geldig legitimatiebewijs heeft gelegitimeerd.
De verantwoordelijke behandelt het verzoek zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken. Een weigering om aan het verzoek te voldoen wordt met redenen omkleed. Van het verlenen van inzage of afschrift wordt een aantekening gemaakt in de persoonsregistratie.
Voor het verstrekken van een afschrift van de gegevens kunnen kosten in rekening gebracht worden, met inachtneming van het Besluit kostenvergoeding rechten betrokkene WBP. De kosten bedragen op grond van dit Besluit (februari 2010) maximaal €0,23 per pagina, met een maximum van €4,50 per bericht, dan wel een maximum van €22,50 indien het bericht bestaat uit meer dan 100 pagina’s.

Eigen verklaring en correctie

Op verzoek van de cliënt wordt aan de persoonsregistratie een eigen verklaring van de cliënt toegevoegd met betrekking tot de in de persoonsregistratie opgenomen gegevens.
De cliënt kan verzoeken correctie van de op hem betrekking hebbende persoonsgegevens, indien deze feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn, dan wel in strijd met een wettelijk voorschrift in de persoonsregistratie zijn verwerkt.
Een verzoek tot het toevoegen van een eigen verklaring of correctie van gegevens wordt schriftelijk ingediend bij de verantwoordelijke of de hulpverlener. De verantwoordelijke behandelt het verzoek zo spoedig mogelijk, docht uiterlijk binnen vier weken. Een weigering om aan het verzoek te voldoen wordt met redenen omkleed. Indien het verzoek wordt gehonoreerd, dan wordt daaraan zo spoedig mogelijk uitvoering gegeven.

Verwijdering gegevens

Op verzoek van de cliënt worden gegevens met betrekking tot de persoon van de cliënt uit de persoonsregistratie verwijderd, tenzij
De wet het bewaren van de gegevens, ondanks een verzoek van de cliënt tot vernietiging of verwijdering, dwingend voorschrijft,
Een ander dan de cliënt een aanmerking belang heeft bij het bewaren van de gegevens, of
Goed hulpverlenerschap aan de verwijdering of vernietiging in de weg staat.
Een verzoek tot verwijdering van de gegevens wordt schriftelijk ingediend bij de verantwoordelijke en met redenen omkleed.
De verantwoordelijke beslist binnen drie maanden op het verzoek. Van de beslissing wordt schriftelijk kennis gegeven aan de cliënt. Het verzoek en de beslissing worden bewaard.

Mededeling wijziging

De verantwoordelijke doet mededeling van de correctie of verwijdering van de persoonsgegevens aan degenen aan wie naar zijn weten in het jaar voorafgaand aan het desbetreffende verzoek tot correctie of verwijdering en in de sinds dat verzoek verstreken periode de gegevens heeft verstrekt waarop de correctie of verwijdering betrekking heeft. De verantwoordelijke meldt aan de cliënt aan wie een dergelijke mededeling is gedaan.

Verstrekking van gegevens aan derden

Persoonsgegevens uit de persoonsregistratie worden slechts verstrekt aan derden met inachtneming van het bepaalde in artikel 2 lid 1 van dit reglement omtrent het beroepsgeheim.
Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met andere hulpverleners als daar door de cliënt nadrukkelijk toestemming voor is gegeven.

Vertegenwoordiging wilsonbekwamen

In het geval een (meerderjarige) cliënt niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake (wilsonbekwaam) en onder curatele of onder bewind is gesteld, worden de rechten van de cliënt als hiervoor omschreven uitgeoefend door de curator of de mentor.
Ten aanzien van de meerderjarige wildonbekwame cliënt die niet onder curatele of onder bewind is gesteld, kunnen de rechten van de cliënt worden uitgeoefend door een door de cliënt gemachtigde derde, of bij het ontbreken daarvan jegens de echtgenoot, de geregistreerde partner of andere levensgezel van de cliënt, tenzij die persoon dat niet wenst, dan wel, indien ook zodanige personen ontbreken, jegens een ouder, kind, broer of zus van de cliënt, tenzij die personen dat niet wensen.

Gegevensverstrekking na overlijden
Het beroepsgeheim van de hulpverleners blijft ook na het overlijden van de cliënt van kracht. Nabestaanden en andere derden kunnen de hulpverlener niet van zijn beroepsgeheim ontheffen. Gegevens worden na het overlijden van de cliënt slechts verstrekt indien:

De cliënt daartoe vóór het overlijden toestemming heeft gegeven;
De toestemming van de cliënt kan worden verondersteld;
Een wettelijke plicht tot verstrekking van de gegevens bestaat;
Er een conflict van plichten bestaat ter voorkoming van ernstig nadeel bij een derde of de cliënt zelf;
Er een zwaarwegend belang is dat noopt tot doorbreking van het beroepsgeheim.

Bewaartermijn geschillen
De wettelijke bewaartermijn voor medische gegevens is 20 jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de gegevens in de persoonsregistratie zijn opgenomen, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit.

Geschillen

Indien de verantwoordelijke een uit dit reglement voortvloeiende verplichting niet nakomt kan de geregistreerde zich met een klacht tot de verantwoordelijke wenden.
Een dergelijke klacht wordt behandeld overeenkomstig het door de verantwoordelijke vastgestelde klachtenreglement.

Slotbepalingen
Dit reglement is op te vragen bij de begeleider of via info@mindequipment.nl.